Importar transacciones
Puedes importar facturas, abonos y gastos (transacciones de aquí en adelante) desde otros sistemas de contabilidad a Quaderno utilizando nuestra plantilla CSV.
Puedes hacerlo durante la configuración o como parte del flujo de trabajo habitual de Quaderno, tantas veces como desees. Ten en cuenta que, durante el período de prueba, las importaciones tienen un límite de 1000 transacciones.
Quaderno utiliza archivos CSV (Comma-Separated Value, valores separados por comas) para realizar este tipo de tareas masivas. Recomendamos encarecidamente descargar nuestro archivo de ejemplo y agregar allí tus transacciones, respetando el formato que se explica a continuación: transacciones.csv
Para importar tus transacciones, sigue estos pasos:
- Entra en las páginas de facturas, abonos o gastos y haz clic en
Importaren el menú…. - Arrastra y suelta o selecciona tu archivo CSV en la ventana modal.
- Aparecerá una ventana emergente que te permitirá personalizar el mapeo de columnas y proporcionar aclaraciones sobre los campos.
- Aparecerá una vista previa final de lo que se importará. Cuando termines de revisar, haz clic en el botón
Enviar.
Desglose de columnas CSV
Por favor considera lo siguiente:
- Las transacciones importadas deben usar su propio número de secuencia para evitar conflictos con las secuencias actuales. Utiliza el campo obligatorio
document_numberpara proporcionar la secuencia de numeración de tus transacciones. - Todas las transacciones importadas se etiquetarán como
importadas. - Para las transacciones de reembolso, el campo
related_documentes obligatorio. Debe coincidir con un número de factura existente para poder importarse. - Cuando se encuentren contactos duplicados a través de los campos
contact_name+email_address, cualquier campo con datos de contacto que ahora aparezca vacío en el CSV se eliminará de ese contacto. - Los campos
document_number,contact_nameydescriptionson obligatorios. - Ten en cuenta que para los gastos, el
document_numberes opcional y se utilizará comopo_number. - Para transacciones con impuestos incluidos, es más fácil usar el campo
total_amount. Para transacciones sin impuestos, use el campounit_pricecon cantidad. Es obligatorio especificar uno u otro.
Columna |
Descripción |
|---|---|
| type | El tipo de transacción. Puede ser sale , refund o expense . Para reembolsos, se requiere el related_document , que coincide con un número de factura existente. |
| document_number | Utiliza este campo para proporcionar la secuencia de numeración para tus transacciones. Utiliza siempre una secuencia diferente para los documentos importados. |
| document_date | Fecha de creación. Debe introducirse en el formato dd/mm/aaaa. El valor predeterminado es la fecha actual. |
| related_document | Para las transacciones de reembolso, el campo related_document es obligatorio. Debe coincidir con un número de factura existente para poder importarse. |
| contact_name | El nombre del contacto. Si la combinación de contact_name + email_address no existe en Quaderno, se creará un nuevo contacto. En otras palabras, este campo se utiliza para buscar contactos duplicados, junto con la email_address. Cuando se encuentran contactos duplicados, cualquier campo con datos de contacto que aparezca vacío en el CSV se eliminará de ese contacto. |
| email_address | La dirección de correo electrónico del contacto. |
| address_line_1 | La dirección del contacto (primera línea). |
| address_line_2 | La dirección del contacto (segunda línea). |
| city | La ciudad del contacto. |
| postal_code | El código postal del contacto. |
| region | La región, provincia o estado del contacto. |
| country | El país del contacto, representado como un código ISO de dos letras. El valor predeterminado es el país de tu cuenta. |
| tax_id | El número de identificación fiscal del contacto (N.º de IVA). ¡Asegúrate de completarlo para las ventas B2B! Quaderno aplicará automáticamente el cargo inverso para las facturas emitidas a contactos con un número de identificación fiscal verificado. |
| currency | Moneda de los importes (código ISO de 3 letras). El valor predeterminado es tu moneda contable. |
| description | Descripción del producto o servicio en la factura. |
| total_amount | Para usar solo en transacciones con impuestos incluidos. Representa el importe total de la transacción con impuestos incluidos. Evita especificar tanto el total_amount como el unit_price (usado con quantity). Usa uno u otro. Por ejemplo, 120.00 |
| quantity | Número de artículos vendidos del producto. El valor predeterminado es 1. |
| unit_price | Precio neto de cada artículo. Obligatorio cuando no se especifica el total_amount. Por ejemplo, 99,00 |
| discount_rate | El porcentaje de descuento que deseas aplicar al documento. Introdúcelo con dos decimales, sin el signo %; por ejemplo, 10,00. |
| tax_1_name | El nombre de la tasa de impuesto aplicada a la transacción. |
| tax_1_rate | El tipo impositivo que se aplicará a la transacción. Introdúcelo con dos decimales, sin el signo %, p. ej., 20,00. |
| tax_2_name | El nombre de la tasa impositiva adicional aplicada a la transacción. |
| tax_2_rate | El tipo impositivo adicional que se aplicará a la transacción. Introdúcelo con dos decimales, sin el signo %, p. ej., 20,00. |
| tax_country | El país fiscal (código ISO de 2 letras) que se aplicará a la transacción. |
| tax_class | Código de impuesto que se aplicará a la transacción. El valor predeterminado es el código impositivo predeterminado en la página de preferencias. |
| payment_date | Fecha de recibo de pago, solo si el documento ha sido pagado. Debe estar en el formato dd/mm/aaaa. |
| payment_method | Especifica cómo se pagó tu documento: credit_card, paypal, cash, wire_transfer, direct_debit u other. El valor predeterminado es other. |