Importar transacciones

En Quaderno puedes importar todas las transacciones (ventas o compras) que hayas generado en otras plataformas para generar sus correspondientes facturas o gastos.

Para importar tus transacciones en Quaderno, necesitarás descargarte este fichero en formato CSV.

Puedes abrir el fichero CSV con cualquier programa de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets. 

Como podrás comprobar, el fichero contiene varias columnas en las que puedes introducir la información de tus transacciones. Algunas de esas columnas son obligatorias. Otras son opcionales y puedes dejarlas en blanco. 

Asegúrate de introducir solo una transacción por fila y no elimines la fila del encabezado o las columnas obligatorias.

Campos obligatorios

Asegúrate de completar todos los campos obligatorios. 

Columna Descripción
contact_name El nombre del cliente o proveedor. Si todavía no existe en Quaderno, lo crearemos.  
description
Descripción del producto o servicio facturado
total_amount Importe total de la transacción con impuestos incluidos. Ej. 120,00 (Si tu cuenta está configurada para una empresa en España, el separador de decimales es la coma)

Campos opcionales

Los campos opcionales puede completarlos, dejarlos vacíos o eliminarlos si quieres.

Columna Descripción
contact_type Especifica el tipo de contacto (companyperson). Por defecto: company.
email_address La dirección de correo electrónico del contacto.
address_line_1 La dirección de facturación del contacto (primera línea).
address_line_2 La dirección de facturación del contacto (segunda línea).
city La ciudad de facturación del contacto.
postal_code El código postal de facturación del contacto.
region La región o provincia de facturación del contacto. 
country El país de facturación del contacto ( código ISO de 2 letras). Por defecto, el país de tu cuenta.
tax_id El NIF del contacto.
document_number Número de factura. Por defecto, Quaderno asignará el siguiente número que corresponda en tu numeración. 
document_date Fecha de factura. Ha de ser introducido en formato dd/mm/aaaa. Por defecto, la fecha actual
reference Número de referencia adicional.
currency Moneda de la operación ( código ISO de 3 letras). Por defecto, la moneda contable asociada a tu cuenta.
quantity Número de artículos facturados. Por defecto, 1.
unit_price Precio unidad de cada artículo. Obligatorio si no se especifica el campo total_amount. Ej. 99,00
discount_rate Porcentaje de descuento aplicado en la transacción, con hasta 2 cifras decimales y sin el simbolo %. Ej. 10,00
tax_1_name El nombre del impuesto aplicado en la transacción.
tax_1_rate El porcentaje del impuesto. Hasta 2 cifras decimales y sin el simbolo %. Ej. 21,00
tax_2_name El nombre del segundo impuesto aplicado en la transacción.
tax_2_rate El porcentaje del segundo impuesto. Hasta 2 cifras decimales y sin el simbolo %. Ej. -15,00
tax_country El país del impuesto (código ISO de 2 letras).
tax_class El tipo de impuesto aplicado ( standard, eservice, ebook o saas). Por defecto, se usará el tipo de impuesto seleccionado en Configuración > Preferencias
payment_date La fecha de pago de la transacción. Debe estar en formato dd/mm/aaaa
payment_method El método de pago de la transacción ( credit_cardpaypalcashwire_transferdirect_debit o other). Por defecto, other.

Algunos consejos

  • El tamaño máximo del fichero es 300kb. Si el tamaño del fichero supera 300kb, tendrías que dividir el fichero en varios ficheros más pequeños para poder importarlos.
  • No modifiques la fila del encabezado.
  • No elimines ninguna columna obligatoria.
  • Si copias desde otro sistema, asegúrate de usar los mismos encabezados de columna o cámbiarlos para que coincidan.
  • Si utilizas una aplicación de hoja de cálculo como Excel para crear tu archivo CSV, asegúrate de que la aplicación no configura automáticamente algunos campos en formatos extraños o que no se lean correctamente.
  • Todas las fechas las tienes que introducir con el formato dd/mm/aaaa. Verifica esto antes de importar ya que tu sistema puede configurarse de manera diferente dependiendo de la localización y otras configuraciones. 
  • Quaderno usa el campo contact_name para determinar si el contacto ya existe en tu cuenta. Si el nombre no está escrito correctamente o no existe, Quaderno creará un nuevo contacto en tu cuenta. Si el contacto ya existe, Quaderno sobreescribirá todos sus datos personales.
  • Usa el campo payment_date si la transacción ha sido pagada.

Importar el fichero

Cuando tengas el fichero listo para importar, solo hay que seguir estos pasos:

  1. En tu cuenta de Quaderno, accede a la sección Facturas, Abonos, o Gastos (en función de los documentos que quieras importar).
  2. Haz clic en ... > Importar
  3. Sube el fichero CSV con tus transacciones y listo.

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