Cómo completar y enviar el Formulario SS-4 como empresa extranjera

El Formulario SS-4 es la solicitud del EIN (Employer Identification Number) ante el IRS. Las empresas extranjeras que solicitan el EIN sin tener una entidad en EE.UU. deben presentarlo por fax, correo postal o teléfono. Este artículo explica cómo rellenar los campos que no son obvios para los solicitantes no estadounidenses y cómo enviarlo correctamente.

Antes de empezar

Ten a mano lo siguiente:

• La denominación social de tu empresa tal como aparece en los documentos de registro de tu país
• El nombre, cargo y número de identificación fiscal personal de la persona responsable (ver Línea 7 más abajo)
• Tu dirección postal en EE.UU. (la del servicio de buzón virtual)
• La fecha en que tu empresa empezó a vender a clientes en EE.UU.

Descarga el Formulario SS-4 en el sitio web del IRS. Imprímelo o complétalo en un editor de PDF antes de enviarlo.

Cómo rellenar los campos principales

Líneas 1 y 2: Nombre de la empresa

• Línea 1: Introduce la denominación social completa de tu empresa.
• Línea 2: Introduce el nombre comercial solo si tu empresa opera con un nombre distinto al de la línea 1. De lo contrario, déjalo en blanco.

Líneas 4 y 5: Dirección

• Línea 4a/4b: Introduce tu dirección postal en EE.UU. (la del buzón virtual). Es la dirección a la que el IRS enviará tu carta de confirmación del EIN.
• Líneas 5a/5b: Déjalas en blanco si son iguales a la línea 4.

Línea 6: Condado y estado

Si tu empresa no tiene presencia física en EE.UU. (ninguna oficina, almacén o centro logístico), déjala en blanco.

Si tienes una ubicación física en EE.UU. (por ejemplo, un almacén o un centro de logística de terceros que almacena tu inventario), introduce el condado y el estado donde se encuentra. Ten en cuenta que tener presencia física en un estado crea nexo físico allí, lo que genera obligaciones de impuesto sobre las ventas en ese estado independientemente de tu volumen de ventas.

Línea 7: Persona responsable

La persona responsable es la persona física que controla la empresa. En la mayoría de las pequeñas empresas extranjeras, es el propietario o un administrador.

• Línea 7a: Introduce el nombre completo de esa persona.
• Línea 7b: Introduce su número de la Seguridad Social de EE.UU. (SSN) o su Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) si lo tiene.

Si la persona responsable no tiene un número de identificación fiscal estadounidense, escribe su número de identificación fiscal del país de origen en la línea 7b e indica el país a continuación (por ejemplo, "ES12345678A - Spain"). El IRS acepta esto para solicitantes extranjeros, aunque puede ralentizar ligeramente el proceso.

Como alternativa, puedes solicitar el EIN por teléfono (ver la sección de envío más abajo), lo que evita tener que rellenar la línea 7b.

Líneas 8a, 8b y 8c: Pregunta sobre LLC

Si tu empresa es una sociedad de responsabilidad limitada o su equivalente en tu país (por ejemplo, una SL española, una SARL francesa, una GmbH alemana, una Lda portuguesa o una BV holandesa), marca "Yes" en la línea 8a e introduce el número de socios en la línea 8b. En la línea 8c, marca "No" ya que la entidad no está constituida en Estados Unidos.

Si tu empresa es una sociedad anónima, un trabajador autónomo u otra estructura, marca "No" en la línea 8a y deja 8b y 8c en blanco.

Línea 9a: Tipo de entidad

Marca la casilla que corresponda a la estructura de tu empresa. Para la mayoría de las empresas extranjeras, será "Corporation" u "Other" (con una descripción como "Foreign private limited company").

Si marcas "Corporation", el formulario solicita el número de declaración fiscal a presentar. Escribe 1120-F (U.S. Income Tax Return of a Foreign Corporation). Ten en cuenta que si tu empresa está realmente obligada a presentar el Formulario 1120-F depende de si tienes ingresos de fuente estadounidense o actividad empresarial en EE.UU., lo cual es una cuestión independiente del registro para el impuesto sobre las ventas. Para el SS-4, indicar "1120-F" es la respuesta estándar para las sociedades extranjeras.

Línea 10: Motivo de la solicitud

Marca "Other" y escribe "Required to register for U.S. state sales tax" en el espacio habilitado. No marques "Started new business": esa opción implica abrir una nueva empresa en EE.UU., lo cual no es el caso de una empresa extranjera ya existente que se registra únicamente para cumplir con sus obligaciones fiscales sobre las ventas.

Línea 11: Fecha de inicio de la actividad

Introduce la fecha en que tu empresa empezó a vender a clientes en EE.UU. No introduzcas la fecha de constitución de tu empresa en tu país de origen. El IRS pregunta por el inicio de la actividad empresarial en EE.UU., que es la razón por la que se solicita el EIN.

Línea 12: Mes de cierre del ejercicio fiscal

Introduce el último mes de tu ejercicio fiscal (por ejemplo, "December").

Líneas 13 a 15: Empleados

Si no tienes empleados en EE.UU., introduce "0" en la línea 13 y deja las líneas 14 y 15 en blanco.

Líneas 16 y 17: Actividad empresarial

La línea 16 tiene casillas predefinidas (Construction, Retail, Finance, Manufacturing, etc.). No existe una opción de Software o Servicios en línea. Si vendes software, SaaS o productos digitales, marca "Other" e introduce "Software / Online services" en la línea 17.

Línea 18: EIN previo

Marca "No" a menos que tu empresa haya solicitado anteriormente un EIN en EE.UU.

Cómo enviar el formulario

Los solicitantes extranjeros no pueden utilizar la solicitud en línea del IRS para obtener el EIN. Tienes tres opciones:

Opción A: Teléfono (más rápida)

Llama al IRS EIN International Operation al +1-267-941-1099, de lunes a viernes, de 6 a.m. a 11 p.m., hora del Este. Ten el Formulario SS-4 completado delante. El agente solicitará la información del formulario y emitirá el EIN al final de la llamada.

Esta es la opción recomendada si la persona responsable no tiene un número de identificación fiscal en EE.UU., ya que evita cualquier ambigüedad en la línea 7b.

Opción B: Fax (4 días hábiles)

Envía el Formulario SS-4 completado por fax al IRS EIN International Operation. El número de fax actual figura en las instrucciones del Formulario SS-4 del IRS en el apartado "Where to File or Fax". Verifica el número antes de enviar, ya que los números de fax del IRS cambian periódicamente.

Incluye una portada con el nombre de tu empresa y un número de fax de respuesta. El IRS te enviará la confirmación del EIN por fax en un plazo de 4 días hábiles.

Opción C: Correo postal (4 a 6 semanas)

Envía el Formulario SS-4 completado a:

Internal Revenue Service

Attn: EIN International Operation

Cincinnati, OH 45999

United States

El plazo de tramitación por correo es de 4 a 6 semanas. Utiliza un servicio de correo internacional con seguimiento y guarda tu número de seguimiento.

Qué ocurre después

El IRS emitirá tu EIN mediante una carta (CP 575). Guarda esta carta: algunos estados la exigen como justificante de tu EIN durante el proceso de registro para el impuesto sobre las ventas.

Una vez que tengas tu EIN, ya podrás registrarte para el impuesto sobre las ventas en los estados donde tengas nexo económico. Consulta Requisitos para declarar impuestos en EE.UU. si no eres una empresa residente para una visión general.